Pamiętam, jak przy okazji podejmowania ważnych, strategicznych decyzji, niejednokrotnie pojawiał się ktoś, kto mówił, że każda zmiana jest na lepsze. W tym stwierdzeniu była kropla prawdy, jednak często bywało, że oprócz niej był również cały ocean myślenia życzeniowego i nieuzasadnionego optymizmu.
Te straszne zmiany…
Nie zamierzam nikogo zniechęcać do zmian – to przecież kluczowy element rozwoju człowieka i narzędzie wykorzystywania pojawiających się możliwości. Zastanawia mnie tylko fakt, jak często do zmiany jesteśmy nieprzygotowani, mimo, że wydaje się nam, że podejmujemy racjonalną decyzję. Ten fenomen nie dotyczy jedynie jednostek – podobne procesy zachodzą w firmach, próbujących reagować na sytuację na rynku i kryzys. Dlaczego tak się dzieje? Kluczem jest psychologia i ludzkie dążenie do bezpieczeństwa. Stabilność oznacza niezmienne, znane, po prostu bezpieczne otoczenie – znamy rządzące reguły, posiadamy wymagane umiejętności, właściwie nic nie może nas zaskoczyć. Jest optymistycznie i spokojnie. Zmiana wyprowadza nas na nieco bardziej burzliwe wody – trzeba nauczyć się czegoś nowego (obsługi maszyny), zdobyć nowe kompetencje (program komputerowy), zmierzyć się z tym, co nieznane: wynikami zmiany i jej wpływem na firmę – gdzieś tam – w przyszłości. Opór pracowników często wynika z braku dobrej polityki informacyjnej firmy – wszystko zostaje zaplanowane gdzieś „na górze”, gdzie rozpoczyna się cały proces wdrażania. Szeregowy pracownik nie rozumie dlaczego nagle maszyna na której pracował od 10 lat zostaje zamieniona na inną, przeraża go konieczność dostosowania się do nowych wymagań, uczenia nowych rzeczy, zwłaszcza, jeśli zmiana wiąże się z wdrażaniem nowych technologii. Taka sytuacja rodzi stres- żeby mu zapobiec, próbuje się powstrzymać zmianę, kontestując jej sens, wdrażając się częściowo i korzystając ze starych wzorców.
Zaplanować zmianę
Czy w takich sytuacjach każda zmiana jest skazana na porażkę? Nie, o czym świadczą przykłady małych i dużych firm na rynku, którym udało się przebyć ten proces bez szwanku. O ile decyzja o zmianie podejmowana jest raczej odgórnie (chociaż może mieć swoje źródła w oddolnych działaniach), o tyle informacja o jej przebiegu powinna być szeroko rozpowszechniona w całej firmie. Dobra polityka informacyjna jest podstawą sukcesu. Zrozumienie przez pracowników sensu zmiany i pokazanie poszczególnych etapów jej przebiegu pozwala im lepiej odnaleźć się w nowej rzeczywistości i zaakceptować ją. Jak zrobić to skutecznie? Tradycyjne rozwiązania – zebrania całej załogi i mozolne prezentowanie poszczególnych etapów – nie przynoszą zamierzonych efektów. Część się nudzi, część plotkuje, ktoś myśli o tym co ma jeszcze dzisiaj do zrobienia i tak cała informacja wycieka, nie zostawiając w głowach ani kropelki wiedzy o innowacyjnych pomysłach zarządu. Dobra metoda musi odrywać pracowników od codzienności, pozwalać im samym poczuć, jak ważna jest zmiana i że tylko dzięki niej rozwój będzie możliwy. Idealnym narzędziem do tego typu działań są eventy integracyjne, oparte na formule edutainment. Zorganizowane poza firmą, w odpowiednio przygotowanej scenerii, pozwalają pracownikom oderwać się od codziennych obowiązków i poznać się od bardziej prywatnej strony (bez wchodzenia w zaprogramowane role). Poczucie bycia całością, spójną grupą przed którą stawia się wyzwanie wprowadzenia zmiany pozwala łatwiej ją przejść pojedynczym osobom. Dodatkowym elementem jest odpowiednio zaplanowany scenariusz takiego eventu – można w nim przemycić najważniejsze informacje dotyczące harmonogramu zmian i uświadomić ludziom z czego wynika ich konieczność. Jeżeli uda się to zrobić poprzez zabawę (wykorzystując możliwości edutainment), wówczas wiedza ta zostanie bezstresowo przyswojona i pozostanie w głowach pracowników na dłużej. To przecież nie nowina, że najlepiej zapamiętujemy to, co sami przeżyliśmy i z czym wiążą się określone emocje. W takich przypadkach można mądrze wykorzystać możliwości psychologii, by razem z twardą wiedzą pracowały na rzecz rozwoju firmy.
